⏳ Slik får jeg tid til det som teller

Dette er en podcast fra Execu. Vi hjelper organisasjonene å utvikle enda bedre ledere og ledergrupper. Lær mer på execu.no. Velkommen til Lederpodden. Mitt navn er Thor Aage Eikrapun. Jeg jobber som organisasjonspsykolog med leder- og ledergrupputvikling i Exeku. Og dette her er en podcast om ledelse. I dag har jeg lyst til å snakke om noe av det viktigste som finnes, nemlig tid. Jeg har alltid hatt for lite tid og for mange ting som jeg ønsker å få til. I dag har jeg fire barn, små barn, som jeg ønsker å være en tilstedeværende far for. Jeg har lyst til å få til gode ting på jobb og være tilstede og til hjelp for mine kunder og kollegaer. Og skal jeg få til dette her, så har jeg lært meg etter hvert at jeg er nødt til å ha et bevisst forhold til tid og jobbe aktivt for at jeg bruker tida på de rette tingene. Og i dag skal jeg nerde skikkelig Så der hører du kanskje allerede at dette her er en podcast du bare skal hoppe over, eller kanskje bli med inn. Det valget får du ta nå. Men i dag skal jeg by på mine beste verktøy for å bruke tida rektig. Alle verktøyene passer ikke for alle, og min frihet til å kunne velge verktøy og hvordan jeg vil finne ut av dette her, er kanskje noe større enn det er for deg som jobber innenfor noe strammere ramme. For eksempel i en stor organisasjon der det er mange retningslinjer å følge. La oss komme i gang. Det første verktøyet som jeg vil gi deg, det handler kanskje ikke om et verktøy, men det er mer en holdning, det er en prat du må ha med deg selv. Og det handler om at du må akseptere og ta innover deg at tida er en begrenset ressurs. Det er ingen som kommer og gir deg noe mer tid. Det er kun du som kan ta styringen på deg av tid. Og hver eneste gang du takker ja til noe, så sier du nei til noe annet. Det er veldig mye som er gøy, og det er mange invitasjoner, og det er mange fristelser der ute som er folk som ønsker å bruke tiden din på den ene eller andre måten. Men det du må spørre deg selv om å bli tydelig og klar på, det er hva er det egentlig som mest bidrar til at du når dine mål, eller det livet som du ønsker deg? Og det spørsmålet jeg ofte stiller meg selv, det er jo, hvis jeg takker ja til dette her, hva takker jeg da nei til? Og det handler jo om å bli litt tydelig på hvilke oppgaver og aktiviteter som du fyller dagen din med, bidrar i størst grad til at virksomheten, eller du som leder, når dine mål. Og en mål å tenke på det på, er jo at på grunn av at tiden er så begrenset, som du tenker at du har en Uavhengig av lønn er det en ekstremt høy timpris. Hvis du gjør oppgaver som kan gjøres på en billigere måte enn den vertifulle tida du bruker på det, er det kanskje noe du bør se om du kan få gjort på en annen måte. Da er vi kommet til det andre verktøyet, og det er nemlig delegering. Min påstand er at de fleste ledere, gründere og andre delegerer alt for lite. Det er mye mer som kan delegeres eller automatiseres enn det du tror. Og det du bør spørre deg selv om, det er av alt det jeg bruker tiden min på. Hva er det egentlig andre kan sannsynligvis gjøre bedre, billigere eller raskere enn det? Og så må du ha et system, du må lage et system for delegasjon. Dette her finnes det mange måter å angripe på, og det kommer også an på hvordan rig du har. Jeg tenker jo at enda flere toppledere bør ha en personlig assistent av et eller annet slag, eller en stabsleder. Der er det mye å hente. Jeg tenker at alt for mange toppledere gjør allmest alt for mange praktiske ting selv som andre hadde gjort mye bedre og mye billigere og raskere enn det de gjør selv. Men det er å sitte langt inn og delegere, det krever jo en tillit, det krever opplæring, og at du tør å sleppe noe fra det og teste det ut. For min del så har jeg oppdaget noe helt fantastisk som jeg nå plutselig skjønner at det finnes et navn for, men Jeg har en person, en hjelper, et multitalent, og jeg tror det skal godt gjøres å finne noen som kan fikse så mange ting som det hun kan fikse. For det er et vanvittig bredde i det hun hjelper meg med. Men det jeg skjønte at det kalles internasjonalt, som kanskje ligner mest på den rollen, selv om jeg føler ikke det er helt det samme, det er altså... virtual assistant. I mitt tilfelle så kaller jeg det virtual multitalent. Det er altså en person som hjelper deg med masse ting, men som ikke sitter på samme sted som du er, og der kontakten og formidlingen av oppgave og samarbeid skjer digitalt. Så for min del så bruker jeg et system som heter monday.com og der, det synes jeg vi bruker mye rart, men det er et sted å samle og delegere arbeidsoppgave og etter hvert så begynner vi å få mange arbeidsoppgave som repeteres for eksempel når det gjelder produksjonen av denne podcasten Så er det en lydteknikker, lydingenør, han ordner alt med lyd, og det har vi fått satt såpass i systemet at det er veldig lite jeg trenger å gjøre, bortsett fra å trykke på rekord og stopp. Og resten fikser han når det gjelder lyden. Og så har jeg også Virtual Multitalent som fikser alt med grafikk og websider som skal lages til denne episoden. Og det gjenger jeg jo på repetisjon, så det jeg trenger å gjøre, det er å skrive inn navnet på episoden. Og ellers så fikser hun og de resten. Og jeg sparer vanvittig med tid på dette her. Og Ja, kan du gjøre det? Ja, det finnes jo etter hvert noe massevis av, altså det finnes Upwork, det finnes andre type tjenester, der det er folk som sitter rundt forbi verden og som har lyst til å hjelpe med denne type ting, og mange av de er jo knallgod på å lære seg systemet ganske enkelt og kjapt, og kan gjøre sannsynligvis mye mer enn det du tror. Også er det mange som sier at det jeg gjør er så komplisert, det er så vanskelig, det er så mange hensyn å ta, at det er nesten umulig å delegere. Og det mener jeg er i de fleste tilfeller feil, men et verktøy som er veldig fint til å bruke til å lære opp de du skal delegere til, det er det tredje verktøyet. nemlig Loom. Det finnes andre verktøy som Dropbox Captivate eller noe sånt, Capture heter det, men Loom er det beste, tykker jeg. AI-støtta og det transkriberer i det hele tatt. Det er altså et verktøy for å veldig lett ta opp en video der du deler skjerm og kan vise det du gjør på skjermen, og så kan du ha et bilde eller en film av deg selv, og lyd. Og de fleste lume, opplegg er at videoen skal være i fem minutter, men når du gjør det på det viset der, så kan den andre som er i andre enden spole, kjøre det i tregg hastighet for å få med seg detaljerne, repetere det. Men en veldig fin måte å delegere oppgave på og lære opp andre i noe som kanskje handler om system eller prosedyrer, måter å gjøre ting på digitalt, Det er altså lume. Helt fantastisk når du blir vant til det. I stedet for å skrive lange utredninger, spill inn en video og vis på skjermen helt konkret hvordan du gjør ting, så kan du få andre til å ta den oppgaven. Så delegering, helt fantastisk. Du må jo da finne noen å delegere til, og du må skjønne hva du faktisk kan delegere. Men jeg mener altså at du kan delegere sannsynligvis mye mye mer enn det du gjør. Et annet aspekt av delegering, da snakker jeg litt utenfor min kontekst kanskje, men det er jo mange ledere hadde jo fått mye flinkere medarbeidere mer motiverte medarbeidere hvis de tørt å slippe i frasse oppgave på et tidligere tidspunkt. Så det ligger jo for de som har ansatte og mange medarbeidere der de kan delegere, så er det jo klart at der er det todelt effekt, både at du sparer tid, og at andre er motivert til mer eierskap og sannsynligvis blir mer flinkere enn det de blir hvis du bare holder på med de her oppgavene selv. Delegering De fleste har potensial til å gjøre mye mer av det, og Loom er altså et system som kan hjelpe deg til dette her. Jeg har mange systemer som jeg er veldig glad i, utrolig med lisense på Mørart, men det er noen systemer som bare er en del av infrastrukturen, av det å jobbe med det jeg gjør, som handler også altså om lederutvikling, ledergrupputvikling og alt det som hører med der, og mange programmer og leveranser som skal kjøre parallelt. Og en del av det er jo at du skal ha 1-1 samtale med folk. Det handler om ledere som en støtte, det handler om personlighetstester, det handler om 1-1 samtale, det handler om avtale, det handler om å koordinere tid. Det kan være et lederutviklingsprogram der vi skal ha x antall samlinger, noen digitalt, noen fysisk. Det kan være at jeg har 11 personer i ledergruppen som skal bygge tid for en personlighetstest eller en triolog eller en eller annen form for samtale. Og dette her er noe som i gamle dager, og nå begynner det å bli lenge siden jeg gjorde dette her manuelt, men jeg husker at det tok veldig, Veldig mye tid, frem og tilbake med dato og tidspunkt og styr og stell. Massevis av tid. Og systemet som har løst dette her for min del, det er tips og råd og verktøy nummer fire, nemlig Calendly. Det finnes jo en Microsoft-utgave av det samme, det finnes noe som heter Doodle eller noe sånt, men for min del, Calendly. Kalendering er en måte å gi folk tilgang på kalenderen din på. Du kan lage ulike typer maletemplates, for eksempel møte 15 minutter, møte 30 minutter, møte en time, workshop to og en halv time. Og så kan du sette ulike egenskaper. Du kan sette om bøffertid, du skal ha før og etterpå. Du kan sette hvilken kanal folk skal kunne bygge dette her i. Er det et fysisk møte? Er det Zoom? Er det Teams? Er det Google Meet? Er det noe helt annet? Så folk kan velge. Og du kan også automatisere dette her, sånn at du kan la folk få lov til å velge et tidspunkt der du og din kollega er ledig, fordi at det skal være et møte med lykken samtidig. Eller et møte der du eller din kollega er ledig der. Det er en type samtale som begge kan håndtere. Og det kan være en hel haug, et team, sånn som vi har hos oss når vi jobber med store lederutviklingsprogram, så er vi jo en hel gjeng. som kanskje skal gi en-til-en-coaching eller personlighetstest tilbakelesning. Og da er jo kalendelet et fantastisk verktøy for å organisere dette her med mange mennesker involvert. Så det som er med kalendelet, du har en link på hver av disse ulike malene, avhengig av hvilken type møte det er. Og så legger du den linken inn i e-posten og ber du folk «finne et tid». der det passer for de å ha denne samtalen, dette møtet, eller hva det skal være for noe. Jeg har hørt rykte om at noen blir litt fornærmet. Det kan virke som litt sånn ovenfra og ned, at «Nå skal du logge inn her og finne tid», at «Jeg er så busy», og det kan sende noen litt arrogante signaler, Det tror jeg vi må bare leve med. Poenget er at for de aller fleste så er dette her super effektivt. De kan gå inn og velge når det passer for dem, du slipper å tenke noe mer på det, og dette her kan jeg jo autorisere. automatiseres på ulike vis. For eksempel når folk bykker seg inn tid i denne podcasten, så er det de selv som gjør det. Alt dette er jo satt i et system ved hjelp av min virtual multitalent og Calendly, og det systemet jeg bruker for å lage podcast som heter Riverside FM. som også bidrar til masse effektivisering, for alt som skjer i podcasten ligger der inne. Film, lyd, transkribering, alt mulig. Og lydingeniøren kan gå inn der og bare hente alt, uten at jeg trenger å gjøre noe som helst av nedlastning, opplastning og den slags. Så kalendly, altså et fantastisk verktøy som sparer masse tid for min del. Verktøy, nummer, ja, er vi kommet til fem? Det er å bruke ulike former for videresending og lagring i Gmail. Nå er vi på skikkelig nerdenivå her. Men i vårt selskap, Execu, så bruker vi Google sin WorkSuite som e-post og kalendersystem og alt dette her. Så det betyr jo at Gmail er... er kjerne-epostsystemet vårt, selv om vi har en annen adresse enn gmail.com. Og der, i Gmail, så kan du sette opp ulike filter som setter noen aktiviteter i gang. For eksempel å lagre file. Og noe jeg har spart veldig mye tid på, og nå hører du at jeg er daglig leder i en bitteliten virksomhet med relativt få ansatte, men Det som er en stor greie når en driver på sånn, det er jo bilag, reisebilag særlig. Det genereres vanvittig med reisebilag, det er mye reising. Og litt vanskelig å få samlet inn de her på en umanuel måte. Men der har jeg lært meg at det er mulig å koble sammen Gmail og Dropbox, og så Og så kan du sette noen filter, du må bruke litt tid på det, som greier å luke ut alle e-poster som inneholder en kvittering, som for eksempel er relatert til reise. Og så kan du gi en beskjed om at de vedleggene i de e-posterne skal lagres i en spesifikk mappe på Dropbox. Og da får du altså automatisert hele den prosessen, og så har jeg min reiseresignal. regnskapsfører, ja, det er jo en person du må ha med deg for å spare tid. Regnskapsføren har direkte tilgang på den mappa, og kan hente ut de her bilagene fortløpende etter hvert som de kommer inn. Helt fantastisk! Gmail pluss Dropbox, Dropbox det. Hei, jeg heter Bård Fyn. Jeg er nørdeduktatt av samarbeid. Og det er fordi jeg gjennom mange år i forsvaret har kjent på hvor utrolig givende det er når samarbeid på jobb fungerer, og hvor utrolig slitsomt det er når samarbeid ikke fungerer. Noe av det jeg har kjent på er hvor avgjørende min psykologiske trygghet er. Både for at jeg selv skal kunne ha det bra på jobb, men også for at jeg skal kunne gjøre det bra på jobb. Denne psykologiske tryggheten viser seg viktig for at vi skal kunne jobbe effektivt sammen mot de målene vi setter oss. Her på NHN, Norges handelssyskole, har jeg de siste årene hatt gleden av å forske på dette temaet. Til høsten skal jeg delta med en modul på ledeprogrammet, og der skal vi dykke ned i hva denne psykologiske tryggheten er for noe og ikke er for noe, Hvorfor den er viktig, og hvordan vi kan lede til psykologisk trygghet i praksis. Det er gjort masse god forskning på dette her feltet, og jeg brenner for å gjøre den tilgjengelig og anvendelig for folk flest. Så vi skal se på hvordan vi kan bygge økt trygghet i arbeidsmiljøet, og bygge økt trygghet i lederrollen. Trenger nesten ikke å snakke om, men jeg tror jeg sparer litt tid generelt på å bruke Dropbox på en effektiv måte. Det sjette verktøyet, Som jeg bruker for å spare tid, det er ChatGPT og andre type AI-verktøy. Og det jeg bruker ChatGPT til, det er mye forskjellig altså. Jeg bruker det til å lage spørsmål til podcastintervjuerne. Det blir sjeldent akkurat sånn som Chat har sagt at det skal være. Men det gir meg et utgangspunkt som gjør at jeg er mye kjappere å forberede seg og forberede intervjuerne. Jeg bruker det jo på alle mulige slags type skriftlig dokumentasjon, avtaler, rapporter, det ene og det andre. Kjeldent at jeg bruker det helt rått, men det gir meg inspirasjon, og det gjør at ting gjenger mye, mye kjappere. Så det var, hva var det, den femte eller sjette? Begynner å gå i surre. Men uansett, sjette var det faktisk. Det syvende verktøyet som jeg snakket om før, det er å si nei. Si nei med god samvittighet. Og for min del så handler det om å si nei til ulike typer henvendelse. Det kan være kaffeprat uten en agenda. Jeg vet at dette høres arrogant ut, og at jeg framstender som en kjipfyr, men da må jeg tilbake igjen til hvorfor jeg gjør dette her. Jo, det handler om tida som er en begrenset ressurs. Og det å skjønne når du skal si nei, og tørre å si nei, uten å ha dårlig samvittighet, det er en treningsoppgave som jeg trener på utenfor. Hele tiden, men jeg slipper ikke unna. Du må være konsekvent, og du må holde neiet ganske høyt oppe på en vennlig måte. Hvis ikke, så vil andre definere hva du skal bruke tida di på. Og av og til er det mange som har lyst til å bruke tida di til ulike ting, og det er helt i orden. Men da er det min rett og min plikt å si nei. Så det er det skyvende verktøyet. Tren på å si nei. Oppsummert, nummer 1. Aksepter og ta innover deg at tida er en begrenset ressurs. Hver gang du takker ja til noe, så sier du nei til noe annet. Verktøy nummer 2. Delegering. Og er det andre kan gjøre bedre, billigere eller raskere enn deg? Og nummer 3. Loom, det er en måte av flere som gjør det lettere å delegere repeterende aktiviteter, ting som innebærer ulike systemer som blir brukt. Nummer fire, kalendly, altså en måte å la folk få tilgang på din kalender og bygge direkte, slippe alle de her mailene fram og tilbake om tidspunkt. Nummer fem, chat, GPT. Nummer 6: Ulike koblinger mellom mail og Dropbox. Veldig sært. Og nummer 7: Si mer nei. Kjære lytter, takk for at du hører på Lederpodden. Hvis du er nysgjerrig på alt som skjer i vårt lederunivers, Kom deg inn på lederpodden.no, trykk på den rette knappen og legg igjen din e-postadresse, og du vil få vårt ferske nyhetsbrev hver eneste fredag etter sommerferien, vel å merke. Hvis du har lyst til å utvikle deg som leder denne høsten, så har du en mulighet. Før var lederutvikling dyrt, utilgjengelig, du måtte bruke vanvittig mye tid på hotell, Det finnes heldigvis et alternativ, og det heter altså lederprogrammet. Det er et 12 ugers hybrid lederutviklingsprogram. Jeg er nå på vei til å bli utsolgt. Nå er det jo litt sommerferie, så jeg har ikke helt oversikt, men forhåpentligvis er det en plass ledig hvis du er interessert i å bli med. Vi starter i Oslo 3. september, og du finner altså din plass på lederprogrammet.no. Jeg håper du har en god sommer. Takk for at du hører på Lederpodden. Vi høres igjen om en uke. Lederpodden er gitt til deg av Execu.