Hei og velkommen til Skifters podcast. I dag har vi med oss Martin Rødvik fra Produktiv Norge, som jobber med blant annet å implementere GTD, eller Getting Things Done, gjennom seminarer, kurs og coaching. Velkommen, Martin.
Takk, takk. Men du, Morten, mange sliter jo med å være produktive i dagens samfunn, kanskje mer nå enn tidligere, for det er så mange stimuli hele tiden som konkurrerer om oppmerksomheten. Men kort fortalt, hva er det Getting Things Done er? Getting Things Done er jo kort fortalt et sett med beste praksiser som hjelper deg til å få mer gjort av de riktige tingene.
Og som du sier, i denne verden hvor vi bare bombarderes med masse inntrykk hele tiden, så er jo det å være konsentrert og fokusert og faktisk få gjort de riktige tingene en mangelvare i mangens liv. Det leder ofte til at folk blir stresset, overveldet, føler at de drukner i både jobb og e-post. Og GTD lager litt vei i den vellingen. Den strukturerer opp hvordan du håndterer de tingene som kommer til deg.
slik at du kan være meningsfylt engasjert med det som er viktigst for deg. Er det et håp for de som føler at de har alt for mye å gjøre, eller er det rett og slett at man har alt for mye å gjøre? Ja, det vi ser, nå driver vi med seminarier og vi møter masse mennesker igjen til en som ønsker å få litt hjelp av oss, så ser vi at det som mange folk sliter med er at de ikke har oversikt over alt de har forpliktet seg til.
Og det er problematisk, fordi hvis du ikke vet hva du har forpliktet deg til, hvordan kan du vite at du gjør de riktige tingene?
Og det vi ser når vi begynner å kartlegge og når folk begynner å få litt mer oversikt og kontroll, så ser du at de har jo egentlig sagt ja til alt for mange ting, så det hjelper deg også til å si nei til de riktige tingene, og ja til de riktige tingene. Slik at du blir mer meningsfullt engasjert med hva som er viktigst for deg. Men hvorfor tror du det er så vanskelig å være konsistent, produktiv, og ha mange bevisst forhold til det?
Ja, det var et ladet spørsmål. Det er nok mange som har et bevisst forhold til at de skal være produktive, men så er det sånn at vi alle merker at nå plutselig så er det, jeg vet ikke om du kjenner uttrykket, «mørke lekeplassene».
Det stedet hvor du går og leker, du vet ikke helt hvordan du harvnet der, plutselig så er det bare der, når du egentlig skal ha gjort noe helt annet. Typisk, du skal jobbe med noe som du synes er litt vanskelig, som krever mental energi, og så har du kanskje ikke den mentalenergien, og så ender du opp på VG, eller Facebook, eller Twitter, eller Instagram, eller noe annet.
Det er for mange en utfordring. Men jeg tror folk er bevisste, og jeg tror det blir mer og mer bevissthet rundt det at når man prokrastinerer, eller utsettelsesadferd som det også kalles på norsk, og man opplever at man har det, så er det vanskelig å komme ut av det uten at man tvinger seg ut av det.
Det som GTD gjør med din opplevelse av virkeligheten er at den gir deg en mulighet til å tenke smart og klokt på forhånd, slik at når du er litt sliten og trøtt, litt mot slutten av dagen eller slutten av uka, så har du allerede laget deg noen veldig enkle oppgaver som den fremtidige deg kan gjøre med hell, hvor du har tenkt helt ferdig, og som gjør det enklere for deg å være sliten og samtidig produktiv, i stedet for å hamne på den mørke lekeplassen. Men klarer man å forutse alt det man skal gjøre?
Nei, det er ikke meningen heller. Det man gjør med GTD er å forsøke å skape et mentalt rom slik at når en ny mulighet dukker opp, så drukner ikke den i alle åndene og må ikke glemme å gjøre. Ja, men hvordan er det, altså kan du bare kort fortelle hva er GTD? Det består av fem steg.
Første steget er å samle. Der samler man inn alt som man potensielt skal gjøre noe med. Da samler du ting ut av hodet. To melk på vei hjem, husk å underskrive kontrakten før jeg går, ring Tor på torsdagen og kino til helgen. Sånne ting du går rundt og husker på, det skriver du ned. Fordi hodet ditt er et fantastisk sted til å få ideer, og ikke til å holde på dem. Det er noen teorier som ligger bak dette, som går på hjernens begrensede kapasitet, og å holde ting i korttidsminnet.
Så for at du skal være mest mulig kreativ, problemløsende og skapende i øyeblikket, så er du nødt til å få ting ut av hodet. Når du da har fått ting ut av hodet, så må du sette deg ned, og så må du beslutte hva disse tingene er, hva det betyr for deg, og hva du må gjøre med det om noe. Da har vi en slik beslutningsprosess som heter GTD-arbeidsflyt.
Når du da beslutter hva du skal gjøre med de tingene, så har du et sett med regler, skal vi kalle det, eller spørsmål du stiller deg selv som hjelper deg til å desifrere hva dette er, og om du skal gjøre noe med det eller ikke, og eventuelt hva rent fysisk det første du skal gjøre er, og eventuelt hvis det er mer enn en ting, om du ikke har et lite prosjekt på hånden, og hva betyr det, hvordan ser ferdig ut prosjektet.
Når du har fått dette besluttet, hva du skal gjøre med denne tingen, så putter du dette inn i et system vi kaller organisere. Systemet består av to steder. Det er et sted med et listesystem.
som du velger selv. Det kan være digitalt eller papirbasert, og en kalender, digitalt eller papirbasert, du velger selv. Metodikken tilpasser seg deg for øvrige, din egen stil og hvordan du liker å håndtere livet.
Det som vi da kommer til når du har fått besluttet hva forskjellige ting er og organisert det inn i systemet ditt, så må du se over systemet ditt ofte nok til å bevare oversikten. Hvis du ikke gjør det, så ender du opp med å miste oversikten, og da flytter ting inn i hodet ditt igjen. Da blir du litt stresset, du får lister som oppleves som ufullstendige og vanskelig å forholde seg til.
Det kaller vi å revidere, så den oversikten skaffer du deg minst en gang i uka, men så ofte som du må for å bevare oversikt. Det siste du gjør er å se på, det kalles å utføre, siste steget. Da ser du på listen din og beslutter, nå har jeg litt ledetid, jeg har en time, hva gjør jeg nå? Det står ingenting i kalenderen.
Hva gjør jeg nå? Da har du listene dine å gå til, og da blir du proaktiv, men reaktiv. Når du da skal utføre, så i stedet for å handle på den mørke legeplassen for at du er for sliten til å tenke, så kan du da gjennomføre de tingene du allerede har besluttet deg for å gjøre. Det krever jo på en måte at du er bevisst rundt dette med å sette mål, i hvert fall gjør det ikke det? Hvis du virkelig skal jobbe mot en ting, så må du vite hva du skal oppnå. Sånn konkret, og det er ikke så lett det, er det det?
Nei, det er ikke det. Det er i beste fall vanskelig, men det er jo en stor gevinst å forsøke å finne ut av hva som er verdifullt for deg og bedriften du tilhører, slik at du vet hva du ... Det jeg møter ofte ute i bedrifter er at folk ikke vet hva de er ansvarig for egentlig, og at det er vanskelig å vite hva blir jeg målt på. Så det er liksom første kriteriene for å vite at du gjør de riktige tingene, er å vite hva blir jeg målt på på jobben.
Når du vet hvilken område du skal levere på, og vet hvilke kriterier som er de viktigste, så blir det lettere å ha gjort mer av de riktige tingene. VTD handler om to typer, skal vi kalle det en matrise, hvor du har kontroll i den ene aksen, og så har du perspektiv i den andre aksen.
Hvor du da kan bevege deg fra å bli veldig produktiv og få gjort masse, til også å få gjort mer av de riktige tingene. Fordi at uansett hvor flink du blir til å gjennomføre oppgaver, hvis du ikke gjennomfører de riktige oppgavene, så står du bare trådvannet og du vet ikke om du beveger deg i riktig retning. Hvis du ikke vet hvor du skal, så kommer du et eller annet sted. Det kan godt være at du ikke liker det stedet du kommer. Men hvis du vet hvor du skal, og vet hvordan du kommer dit effektivt, da er du produktiv.
Hei, er du en CEO eller CTO i et vekstselskap og trenger flere utviklere? Da vet du at det er ganske krevende å finne dyktige utviklere i Norge. Men håpet er heldigvis ikke ute. Cefalo er et norsk outsourcing-selskap som har klart å bli en av de aller beste arbeidsgiverne for seniorutviklere i Bangladesh. Cefalos spesialitet er å rekruttere og bygge langsiktig utviklingsteam sammen med den norske kunden.
Og det å ha faste utviklere gjennom Cefalo skal i praksis oppleves som å ha egen ansatte. Så er du interessert i å høre mer om å ha eksterne utviklere, så vil Cefalo gjerne ta en veldig hyggelig prat med deg. Så sjekk ut cefalo.no, altså C-E-F-A-L-O.no.
Vi har en rekke gründere som hører på denne podcasten, og det å bli gründer, det man ikke helt vet, man vet jo ikke helt hva man går til første gang man blir gründer, men hvis man er vant til å jobbe på en etablert bedrift, så er det ofte noen som tenker disse tankene for deg, og hva du skal gjøre, og hva du skal bruke tiden din på, og så videre.
Men når du blir gründer så må du jo finne ut av det selv uten egentlig å ha noe erfaring med det. Og da kan det jo være litt sånn krevende å vite hvordan du skal disponere de ulike ressursene du har tilgjengelig, og ikke minst dine egne ressurser. Ser du det? Eller jobber du også med gründere som nå har et begrenset gode i tid som de må
optimalisere så mye de kan? Ja, det her er jo jeg selv grunder og har grunnet en
Jeg har mange nå, fire-fem forskjellige selskaper. Så jeg vet jo veldig godt hva dette er, og jeg møter jo veldig mange grunner og folk som starter for seg selv. Og da er det enda viktigere å vite hva du skal, hva som er viktig for deg, hva du ønsker å oppnå med både jobben og livet generelt. Hvis du ikke vet hvor du skal, hva du ønsker å oppnå, så denne metodikken har en...
perspektivakse som jeg nevnte, som heter fokushorisonter. Og disse fokushorisontene på toppnivå der, på nivå nummer fem, så snakker vi om at på toppen så er det
formål, verdier og prinsipper. Hvilket formål opplever du at bedriften og du som person i livet har? Hva slags verdier drives du av, og hvilke prinsipper vil du aldri gå på akkord med? Identifiserer disse og skriver dem ned, slik at det kan bli en slags rettesnor. Hvis disse lever inne i hodet ditt, så er det sånn at de er gjerne litt ulene, men en gang de kommer på papir, så blir det plutselig litt mer levende.
Og så snakker vi om at vi bør komme oss ned på visjon, som er neste nivå under. Så sier vi, ok, hvordan ser du ut da når du lever formålet ditt, verdien og prinsippene dine? Hva gjør du da sånn rent fysisk da? Og der kan du godt skrive at jeg sier ja til det riktige henvendelsen som er i tråd med hva jeg skal oppnå. Og jeg sier nei til de tingene som jeg skal si nei til. Det kan jo være noe som kan stå under visjon.
Så går vi ned under langsiktige mål. Da snakker vi om mål som du skal i gang med i løpet av 12-24 måneder. Det er da nivå under på nivå 3. Nivå under der igjen heter ansvarsområder. Det vil si hvilken områder på privat og på jobb blir jeg målt på, eller ønsker jeg å holde i gang disse ansvarsområdene, føder da det vi kaller prosjekter for å oppnå framdrift på disse forskjellige ansvarsområdene.
Og det som vi da ser under der igjen er da prosjekter. Hva jobber jeg med rent fysisk i prosjekter? Hva gjør jeg for å drive disse ansvarsområdene fremover? Og helt nederst så har vi neste handlinger, altså neste fysiske synlige handling som driver prosjektet fremover.
Kan jeg spørre deg et litt sånn enkelt, men litt tricky kvester, Lukas? Hvis du skulle starte på den lengste eller korteste reise i livet, om det er å arrangere et fødselsselskap for en venn, eller å sette mann på månen, hva skjer hvis du ikke begynner å ta det første skrittet?
da skjer det jo ingenting. Nei, det skjer fint lite. Men i det øyeblikket du beslutter hva det neste handlingen er, rent fysisk synlig neste handling, hvor du har alt du trenger, når du identifiserer den, så kommer du videre. Og det er jo det at uansett om du skal sette en mann på månen, eller om du skal lage et bursdagsselskap for en venn, hvis du ikke beveger deg, så står du stille
Men når du først begynner å bevege deg og lager neste handlinger på neste handlinger, så er du til slutt sånn, har du mann på mannen, eller så er din børsselskap ferdig. Dette er jo et kritisk element i metodikken, er det ikke det? Det skal være en fysisk handling, en actionable, stemmer det ikke det? Hva ligger i det? Hvordan beskriver du en actionable handling? Det er en fysisk, synlig handling.
Som du gjerne kan forsøke å observere deg selv. Tenk, kan jeg se meg selv gjøre den her? Hva gjør jeg da? For eksempel det å sette opp møte er kanskje litt ullent. Lage kalenderinmitasjon til møte er litt mer tydelig.
Og så tenke da gjennom «Har jeg alt jeg trenger for å gjennomføre den neste handlingen?» Ofte så er det sånn at vi tenker ikke helt ferdig, og så blir det slik at da lager hjernen din en sånn sperre. Ditt superego, eller skal vi kalle det den visionære delen av deg, den vet at hvis du mangler en e-postadresse, så vet den at «Nei, det her kan jeg ikke gjøre, så nå drar jeg deg med på den mørke lekeplassen, for det her har du ikke alt du trenger.»
Så hvis du mangler en e-postadresse til den møtingkallingen, så er det kanskje det å få tenkt igjennom, ok, har jeg det alt jeg trenger her? Nei, men da jeg mangler e-postadressen til Ole, hva er det første jeg skal gjøre da? Nå må jeg ringe Per, for han har jo e-postadressen til Ole. For å være litt kritisk, hva er den typiske kritikken mot systemet? Og hva er motargumentene mot den kritikken?
Det er jo en del mennesker som sier at det her blir veldig mye jobb for å få ting under kontroll. Og til de så har jeg å si at hvis du ikke har kontroll, hvordan kan du vite at du gjør de riktige tingene?
Og det er ikke sånn at GTD tar mye tid. Jeg bruker kanskje en vanlig arbeidsdag, kanskje jeg bruker en... Da vi har mengden med e-post som kommer inn, så kanskje jeg bruker, og på mange ting jeg har samlet selv, så bruker jeg kanskje 45 minutter til en time på å komme inn og beslutte hva jeg skal gjøre med den e-posten, og svare på de som tar mindre enn to minutter, som for øvrig er en regel som heter to-minutters-regelen. Hvis noen kommer inn og tar mindre enn to minutter, så gjør du det bare med en gang.
Så jeg tenker en time om dagen, men jeg lever da pluss en halvtime ekstra på fredagen hvor jeg kjører i visjon, så synes jo ikke jeg det er mye for å fatte de viktigste beslutningene for hva jeg skal gi i resten av min tid oppmerksomhet. Jeg leder et selskap som er til stede i Norge, Sverige, Danmark, Finland. Og vi har også Island, men vi har ikke noen mennesker der ennå. Og
Og det betyr jo at, og det er 14 mennesker som jeg skal holde styr på, jeg synes ikke det er mye tid å bruke på å fatte gode, kloke, langsiktige beslutninger på hva som skal få min oppmerksomhet. Det synes jeg er riktig mengde. Det kan godt være at andre bruker enda kortere tid i tanning av hvor mye baller du har i lufta og hvor mye du har ansvar for. Hvilken annen type kritikk er det mot GTD?
Nei, det er først og fremst det at folk synes det er mye tid. Eller så er det sånn at folk ikke forstår. Det hender at vi får folk som begynner å kritisere GTD, hvor jeg bruker cirka to sekunder på å skjønne at vedkommende har ikke skjønt hva det her handler om. GTD handler egentlig ikke om å få så veldig mye mer gjort, men det handler om å få mer gjort av de riktige tingene, slik at du kan være mest mulig til stede i øyeblikket.
slik at når du ønsker å koble av samme familien, så kan du legge fra deg jobben på jobben. Det er veldig mange mennesker som sier at jeg klarer ikke å konsentrere meg når jeg er hjemme, når jeg sitter med ungen eller kona mi snakker til meg, så har jeg det kona mi kaller jobbhue, det er veldig vanlig. Når du begynner med å gjette det, så blir du mer til stede. Du får mer overskudd og mer mulighet til å være til stede i øyeblikket.
Det er veldig mange som sier at når du sitter hjemme og skal slappe av på en fredag, så at jobben flytter inn i hodet ditt, og du må døve jobben med fire glass med rødvin før du klarer å slappe av. Og da tenker jeg, og tro meg, jeg liker rødvin. Jeg er veldig glad i rødvin, men jeg bruker ikke det for å slappe av. Det er kanskje feil bruk av rødvin, spør det meg. Hva er det første steget da? Hva er det første action-mål-step man kan ta?
La meg si det sånn, har du gått med tid, så er jo boka tilgjengelig på norsk på biblioteket, så du kan gå og låne den, og så kan du lese den, og så kan du begynne å implementere GTD over tid.
Det er masse online ressurser. Det finnes masse videoer rundt omkring på YouTube og nett. Pass på at du får de som er laget av folk som virkelig kan GTD. Gjerne Certified GTD Trainers. Vi snakket så vidt om dette med verktøy. Er det konkrete verktøy som anbefales å bruke for å sette opp dette systemet? Vi pleier å si at en god hammer ingen snekker gjør.
Og med det så mener jeg at du blir ikke en god snekker av å få en god hammer. Men vi pleier også å si at en god snekker vil gjerne ha en god hammer. Men når du vet hvordan metodikken fungerer, så kan du bruke nesten hvilke verktøy. Du kan bruke Excel, du kan bruke Outlook, du kan bruke masse forskjellige, som Wunderlist, Things, OmniFocus, Todoist, ja, you name it. Og du kan bruke papir. Hva er det du bruker da?
Jeg pleier å si at for den informasjonen så må du drepe meg først, det sier jeg ikke. Jeg har valgt et verktøy som passer meg og min hverdag, så grunnen til at jeg ikke vil fortelle hva jeg bruker er rett og slett fordi at det verktøyet som passer for meg passer sannsynligvis ikke for deg. Hvis jeg forteller deg hva du skal bruke, så kommer du til å tenke at siden jeg ikke kan bruke det her, så kan jeg ikke begynne med å gette det.
Så dette her er systemagnostisk. Du trenger ikke å bruke et spesielt system for å få dette til å fungere. Papir, 5 av 5 ark, helt kurant. Lagret system. Hadde jeg mistet telefonen min og datamaskinen min døde, hadde jeg kunnet ta 5 av 5 ark og lagre et system. Funker som bare det. Finnes det andre måter å...
og styre produktiviteten sitt på, det gjør vel det? Det finnes systemer, et alternativt om du vil det, er noe som heter Seven Habits of Highly Effective People. Det er jo en gammel metodikk, og det som skiller disse to metodikkene er jo at GTD er veldig
Vi mener det viktigste er å få ting ut av hodet slik at du kan være kreativ og tenke langsiktig. Seven Habits of Highly Effective People starter med anledning som sier at jeg må vite hva som er viktig for meg før jeg kan begynne å bevege meg, og før jeg kan begynne å gjøre noe. Vi mener at du fatter de beslutningene bedre hvis hodet ditt er tomt.
i stedet for at det er fulltatt nå, nå må jeg ikke glemme å kjøpe kattemat eller firemelk på vei hjem og kontrakten må underskrives og sånn, alle de tingene som roper på deg. Ja, men jeg antar at du som uavhengig av GTD og du jobber med GTD, så handler det primært om å finne et system
som man kan støtte seg på i hverdagen for å gjøre ting enklere. Ja, helt klart. Det er jo det den handler om. Takk, Morten, og lykke til videre. Takk. Hei, er du en CEO eller CTO i et vekstselskap og trenger flere utviklere? Da vet du at det er ganske krevende å finne dyktige utviklere i Norge. Men håpet er heldigvis ikke ute. Cefalo er et norsk outsourcing-selskap som har klart å bli en av de aller beste arbeidsgiverne for seniorutviklere i Bangladesh.
Cefalo's spesialitet er å rekruttere og bygge langsiktig utviklingsteam sammen med den norske kunden. Og det å ha faste utviklere gjennom Cefalo skal i praksis oppleves som å ha egne ansatte. Så er du interessert i å høre mer om å ha eksterne utviklere, så vil Cefalo gjerne ta en veldig hyggelig prat med deg. Så sjekk ut cefalo.no, altså C-E-F-A-L-O.no.