3/22/2024

🦺 Slik bygger du fremtidens kontorbygg og får en dobbeltside i Vi-menn – med Knut Lindland fra Agder fylkeskommune

Knut Lindland, fylkesdirektør for innovasjon og organisasjonsutvikling i Agder fylkeskommune, snakker om byggingen av et nytt fylkeshus. Han fokuserer på viktigheten av å se på byggingen som et organisasjonsutviklingsprosjekt, og ikke bare som et fysisk byggeprosjekt. De har testet ut ulike arbeidsformer i et «mellerom», og har møtt motstand fra noen ansatte. Lindland mener at fylkeskommunen må være mer fleksible og tilpasse arbeidsformer til den geografiske spredningen. Han er fornøyd med at de har tatt lærdom fra andre prosjekter og skapt en test- og øvingsarena for å håndtere endringene.

00:00

Psykologisk trygghet er avgjørende for effektivt samarbeid og lederutvikling i organisasjoner, ifølge ekspertens erfaringer.

04:15

Den nye fylkeskommunen fokuserer på fleksible arbeidsformer og organisasjonsutvikling gjennom testprosjekter og samarbeid før innflytting i nytt kontorbygg.

Dette er

Transkript

Dette er en podcast fra Execu. Vi hjelper organisasjonene å utvikle enda bedre ledere og ledergrupper.

Hei, jeg heter Bård Fyn. Jeg er nørdetoktat av samarbeid. Og det er fordi jeg gjennom mange år i forsvaret har kjent på hvor utrolig givende det er når samarbeid på jobb fungerer, og hvor utrolig slitsomt det er når samarbeid ikke fungerer.

Noe av det jeg har kjent på er hvor avgjørende min psykologiske trygghet er. Både for at jeg selv skal kunne ha det bra på jobb, men også for at jeg skal kunne gjøre det bra på jobb. Denne psykologiske tryggheten viser seg viktig for at vi skal kunne jobbe effektivt sammen mot de målene vi setter oss.

Her på NHN, Norges handelssyskole, har jeg de siste årene hatt gleden av å forske på dette temaet. Til høsten skal jeg delta med en modul på ledeprogrammet, og der skal vi dykke ned i hva denne psykologiske tryggheten er for noe og ikke er for noe, hvorfor den er viktig, og hvordan vi kan lede til psykologisk trygghet i praksis.

Det er gjort masse god forskning på dette her feltet, og jeg brenner for å gjøre den tilgjengelig og anvendelig for folk flest. Så vi skal se på hvordan vi kan bygge økt trygghet i arbeidsmiljøet, og bygge økt trygghet i lederrollen. Jeg håper å se deg der. Mer informasjon på ledeprogrammet.no.

Velkommen til Lederpodden. Mitt navn er Thor Åge Eikrapun. Jeg jobber som organisasjonspsykolog med leder og ledergrupputvikling i Exeku. Og dette her er en podcast om ledelse. Se for deg at du skulle bygge et helt nytt kontorbygg som skulle vært optimalisert for samarbeid,

innovasjon og fleksibilitet. Hvordan vil du ha gjort det? Og med bråk tror du at du må regne med å få fra dine kollegaer og omgivelsene, akkurat skattebetalerne som skal finansiere det hele. Det skal du få greie på nå. Velkommen til lederpodden Knut Lindland, fylkesdirektør for innovasjon og organisasjonsutvikling i Agder fylkeskommune.

Tusen takk for det. Det er veldig ganske å være her. Jeg er veldig glad for at du fikk det til. Knut, vi må begynne litt på toppen her. Du er en mann som har drevet med rart alt ifra musikkfestival til konsulting til nå å bli en ekte... Jeg kaller deg byråkrat, eller? Er det riktig? Ja, ja. Kjære kvalamang i navn. Men hva er det som er din faglige lidenskap?

Du sa det jo innledningsvis, det å samarbeide. Fynske kommune har jo to roller, i hovedsak i min svære, det er jo en samfunnsutviklerrolle, og vi har en rolle som en tjenesteprosent.

Sånn som verden og samfunnsutviklingen utfordrer seg nå, så er det jo samarbeid om å etablere gode tjenester for innbyggerne. Som skjer. Innbyggerne våre bryr seg ikke om de får tjenester fra fylkeskommunen eller kommunen. Det er jo bare helt åpenbart. Så det der å tenke mer organisering framfor organisasjon når vi skal jobbe med tjenestutvikling, det brenner jeg for.

Men det å være ansatt i fylkeskommunen, det er jo noen myter knyttet til det, og jeg tenker at du er jo en representant for noe, kanskje noe litt nytt og noe litt annet, og mange av oss er ikke helt oppdatert. Hva er de mest seilige, hva er mytene om det å jobbe i fylkeskommunen? Det er jo mange som ser på fylkeskommunen som ganske traust. Nå

Jeg sier det litt forsiktig i gangen, men 50 shades of grey. Litt høy snittalder, litt lavt gjennomtrekk de siste årene. Det kan oppleves litt grått. Men jeg har tatt inn en godtebutikk. Det er utrolig mye spennende. Særlig fordi du kan kombinere rollen som samfunnsutvikler og tjenesteprosent.

Vi er litt mer overkommelig antall fylkeskommuner, selv om vi nå har gått fra 11 til 15, så de tjenestene vi har er lettere å samarbeide for om enn det 356 kommuner skal gjøre, eller på disse statlige silene. Så det er noe spennende her i fylkeskommunen, absolutt.

Vi skal jo snart bli kontornabo, det er ikke sikkert du vet, men jeg holder til i det nabobygget, så jeg følger jo med på byggingen her. Hva er det viktigste å ta hensyn til når en skal bygge et nytt kontorbygg som skal bli arbeidsplassen til noen hundre kunnskapsarbeidere?

Ikke se på det som et byggeprosjekt, ikke se på det som egenskapsprosjekt,- -men se på det som et organisasjonsutviklingsprosjekt. Du må ville noe med å bygge. Bygget selv er et verktøy. Det er et sted å være produktiv, bygge relasjon, nettverk.

Når du skal snakke med organisasjonen og sette det i en kontekst, må du ramme det inn med noe større. Du må sette det inn i måten vi skal jobbe på, arbeidsformen våre, og det vi skal oppnå. Hvordan passer dette inn? Hvordan understøtter det? Hvordan forsterker det vår arbeid med samfunnsoppdraget? Man blir jo ofte beskyldt for...

og snakke rundt grøten, eller se litt langt utenfor på det som er kjernen av friksjonen. Men det er utrolig viktig å ha det perspektivet i innviseprosessene. Og det er nesten sånn, om det er et IT-prosjekt eller et byggeprosjekt, så tror jeg det er en viktig inngang på det. Og er det som dykken nå har gjort i planleggingen og byggingen som ingen har gjort før dykken? For dykken driver jo med litt sånn nybrottsarbeid.

Ja, jeg tror hvis du ser på den der organisasjonsutviklingsdelen, så er jo vi en fylke og en fylkeskommune. Så når vi slo oss sammen, eller etablerte Agde fylkeskommune i 2020, så hadde vi et med fleksibilitet som en av de virkemidlene for å få ansatte med fra tidligere ærstegne, tidligere velstegne, for å beholde kompetansen vår, og da fra også veibesten til å gå ved sveiadministrasjon til den nye fylkeskommunen.

Og når man definerer fleksibilitet i 2017-2018, så er det jo ganske annerledes enn i dag. Men det har vært en sånn bærebjelke for hele byggingen av Agrafilskommunen. Så når vi går inn og bygger et nytt fyrkeshus, så bruker vi jo den prosessen til å nettopp

opprasjelåsere eller sette det med fleksibilitet inn i en kontekst av vår arbeidsform. Så vi har hatt en veldig fokus på det, og det er mange som har fokus på det med hjemmekontor og hjemmearbeid, hjemmekontorforskrift, vi er en mer hybrid hverdag.

Men det har kanskje dratt stikken litt lenger. Når en fylkeskommune har en sånn geografisk område, så har du mulighet til å spille litt mer på dette. Så fleksibilitet har vi brukt mye tid på. Og så har du ikke helt testet på en måte som har skapt oppmerksomhet. Fortell litt om det.

Ja, når vi startet prosjektet, så er vi litt om vi må lære av andre, så vi fant det samarbeidsprosjektet, det byggeprosjektet som lå foran oss løypa. Mange av de lå jo før pandemi og den delen der. Men befaring, det å gå på befaring og se hos andre, og se hvordan det kan bli hos oss, det ga en veldig fin og god effekt internt. Men så sa de samarbeidsprosjektet at dere må teste, dere må etablere en arena for

Vi kaller det øving, men den rene for å bli bedre kjempet der.

Og så jobber vi med fleksibilitet til arbeidsformer. Det med prototyping og å lage testarenaer, eksperimentering, er noe vi har pratet om i IT-verdenen. Noen sa: "Du kan ikke bygge en halvetasje hos oss?" Hvorfor ikke? Hvorfor kan vi ikke bare bygge om dette området her, som er et ineffektivt område, men som ikke skal bli til for å transformere det til

Ikke i samme kvalitet, men bygget rett og slett om. Vi bygde en halv etasje av nyfylkeshuset med samme dekningsgrad, med samme støtterom, med samme fasilitet. Selvfølgelig gjenbrukte vi utstyr og vegge og en del sånne ting. Så i god, litt sånn naiv vann, så gikk vi til politikeren og spurte «Hør her, vi ønsker å gjøre dette som et tiltak for å få organisasjonene med».

Jeg tror ikke politikere helt skjønte hva de bare sa ja til kø på. Kanskje for å ha høyt tillit eller sånn. Men vi gikk i gang og bygde dette her mellerommet som en test- og øvingsarena. Og så var vi jo uhyre begeistret og stolte at vi hadde gjort dette. Så vi inviterte jo en regionalavis av FN inn for å se. Og...

Vi var nok mer begeistret enn taktisk i kommunikasjonen, for vi gjorde dette i slutten av mars. Jeg tror intensjonen ikke nødvendigvis til journalisten var å

- å lage en 1. aprilsak. Men når jeg traff desken, så så noen en stor mulighet - - for å lage en 1. aprilsak som nå var sann. 1. april fikk vi et gediget oppslag her over fylkeskommunen på kontorarbeid. Den gikk sin seiersgang på ledartiklet. Vi fikk en dobbeltside i Vi Menn. Vi fikk mye oppmerksomhet rundt å ha -

øve på å gå på kontoret. Men denne oppmerksomheten det ga jo en liten frampek på at det å skulle tenke nytt rundt kontor og være en fylkeskommune, ja det kan skape noen friksjon. Og jeg har jo fått med meg at friksjonen er jo kommet internt til internvis grad. Ja,

Det er noen som sier at man skal drive med organisasjonsutvikling og endringsarbeid og generelt påvirkningsarbeid, så man møter folk der de er. Det å flytte et konsulenthus fra et bygd til et annet bygg er noe litt annet enn å flytte en fylkeskommune. Vi har kontorbygd i dag i et bærekraftsperspektiv, horribelt. Det er så store ganger store kontorer, det er et gammelt sykehus.

Vi har vært der i lang, lang tid. Så når vi snakker om å endre organisasjonen, endre arbeidsformen våre, så er det ikke mange år siden vi fratok de fasttelefonene. Det er ikke mange år siden vi fratok de stasjonære PC-ene. Vi skal frata de kontorene. Vi skal...

nødselig, dyttelig, dultelig for å jobbe på andre måter, for å levere tjenesten på andre måter. Så det skaper mye usikkerhet i nettopp dette her. Og det er mange grupper som er begeistret, og så er det noen grupper som var og til en viss grad fortsatt er skeptiske. Og det har vi stått i, som ganske mange andre har stått i. Men vi har hatt viktigheten av at

vi skal finne et kontor eller lage et kontor som fungerer for alle, og at vi skal alle inn i den bygget. Det er noe med å ha

å samle kompetansen hvis et miljø skal få lov til å sitte på utsida for de er så unike enten det er behandling av sensitiv informasjon, tausetplagt informasjon eller måten de jobber på så ser ikke vi det i vår analyse. Vi er en del av en fylkesorganisasjon. Så den der dreiningen der og vi har stått i det

Der har Mellerom gitt en god effekt. Det ufarliggjør det. Du får testet det. Vi tester alt av IT-utstyr, vi tester alt av møblemang, vi tester fargen. Medarbeiderinvolveringen er stor gjennom det området, den arenaen. Så vi er på et godt spor nå. Vi håndterer mye av friksjonen før vi flytter inn, og det er en god investering.

Er det noe som du ville ha gjort annerledes hvis du skulle skrudd tida tilbake, nettopp med tanke på den motstanden, den frykten og de negative følelsene som et sånt prosjekt kan sette i gang?

Jeg vil enda tidligere møte med arbeidsformen. Hvorfor skal vi jobbe annerledes? Hvorfor i all verden må jeg endre på min arbeidsform? Og så har vi å fornærme organisasjonen mange ganger. Vi gjør det jo i kommunalsektoren alltid. Vi skal jobbe smartere. Og det er ikke mye som fornærmer medarbeidere, og i alle fall ikke kunnskapsarbeidere, så mye som at du skal fortelle noen at du skal jobbe smartere. Men det å...

Å gå inn i hvorfor vi jobber svartere, hvorfor vi jobber annerledes, hva er annerledes, hvordan ser omgivelsene ut som gjør at vi må endre på arbeidsformen vår. Det er jo det ene perspektivet. Men jeg tror det er viktigst at gjennom et sånt prosjekt, det er jo ikke at fylkeskommunen bygger et nytt fylkeshus hvert år. Dette er jo en ganske bratt modingskurve.

- for de som jobber i prosjektet. Den måten vi snakker om fleksibilitet på, - - den måten vi snakker om arbeidsform på, har vært en reise. Vi har gjort mange kompetansetiltak, både i egen organisasjon, - - men også på hele Agde, som i seg selv er en viktig tiltak. Dette kommer ikke av seg selv. Når vi skal jobbe annerledes, som tjenestutvikling, -

Bare tverrfaglig er krevende, men skal du gjøre tverrfelt så er det virkelig krevende. Skal du jobbe med digital transformasjon så er det uttrykk og begrepet som er litt lett å kaste rundt seg. Hva betyr det faktisk for min tjeneste? Hva betyr det for mine brukere? Hva betyr det for min arbeidshverdag?

Og da er det nok den fleksibilitetsdimensjonen som vi snakker om. Vi snakker om fleksibilitet i fire dimensjoner. Der alle prater er jo arbeidsstedet, hvor jobber man fra? Vi snakker om hjemmekontoret som en sporadisk bruk. Ikke noe fastregel, det er et gode som vi skal forvalte sammen.

veldig stor grad av fjernarbeid. I dag sitter jeg hos IKT Agde og jobber herfra, største selvfølgelig, og det er mer og mer vanlig. Og så har du kontorarbeid, som er en del av remixen.

Vi har snakket om arbeidstid, når utføres arbeidet. Det er jo ikke mange år siden de sa at dere går ikke på jobb mer, dere er i jobb med alle de utfordringene vi har før. Også må det være snakk om arbeidsform, den måten vi alltid har gjort, sende ting på saksflyt, i stedet for å samskapet, det er jo en ganske ny arbeidsform, og alle de elementsbygge greiene.

Det som kommer for fullt nå er fleksibiliteten til arbeidsgiverrollen. Vår ansatt med mye større grad i fremtiden blir vant til å ha flere ledere, flere arbeidsgivere. Helsepersonell kommisjon snakker om dette med hus og hytte i sånn kontekst. I prosjektverden har vi snakket om at i IKT-verden frikjøper man og deler på ressursene, men dette må bli...

mer enn en selvfølge, enn et unntak. Så når vi snakker om disse fire fleksibilitetsdimensjonene, og hvis vi hadde klart å oversette de på to-tre år siden, så tror jeg vi hadde unngått denne refleksjonen. Men vi var ikke der da. Dette har vært en modning, det har vært en reise for både prosjektet og for justisjonen. Så, ja.

Hva er det som du er mest fornøyd med i det som nå bygges? For nå er planen lagt, tegningene er ferdige, sånn skal det bli. Bygget blir veldig fleksibelt. Jeg vil nok påstå at det blir et av de mest fleksible bygget i Norge. Det kan jo se ut som en brakkerigg med lovefarge. Jeg synes det er superkult. Det er det styggeste bygget i Kristiansand. Jeg synes det er stilig. Men det er veldig fleksibelt. Det vil si at vi kan bygge om. Vi har jo kjørt

I mellerommet har vi kjørt sensor- og våkning på bruken av de ulike støtterommene. Vi har sjekket hvor mye vi bruker dette og denne rommetypen. Hvor mye bruker vi stillesonen, arbeidssonen, nær, sosialsonen osv. Basert på det har vi allerede gjort en del justering i bygget for å skape og ta de læringene vi allerede har fått.

Men dette testarenaen vår er jo ikke sånn det vil bli i nybygget, så at vi kan bygge om og justere litt, det er vi veldig godt fornøyde med, at vi har skapt oss den muligheten. Det andre jeg er mest fornøyde med ved selve prosjektet, er at vi klarte å zoome ut at dette handler ikke om et fylkeshus, en adresse, ikke sånn. Dette handler om hvordan vi har det funksjonelle av det vi bruker. For en av de tingene som jeg blir litt

oppgitt over hverdagen, det er at veldig mange skal gjøre Agde så stort. Det mener jeg å snakke ned en av konkurransefortrymmene med Agde. Det er to timer og 48 minutter fra Flekkefjord til Boklandsheia i Gjerstad. Det er tre timer fra Kristianand til Hovden. 80, kanskje 85 prosent av alle egdene bor innenfor en time kjørevei i Kristiansand. Det er en kompakt region med noen få bo- og arbeidsmarkedet.

Så det at vi tør å tenke at det ikke handler om å gå på kontor, det handler om å bruke kontormiksen på Agde. Agde fylkeskommune har 70 kontorsteder på den lille regionen. Av de så er det kanskje i tyva de som er naturlige steder hvor man kan svange til å jobbe fra. Og så betyr ikke det at Horde og fylkeskommune er alle ansatte for å få flytte seg på Agde, men når du bor i Risør,

og du har et bygningsvernsenter i Risø med to fleksiplasser som du kan bruke i din hverdag. Det oppleves som et kjempegode i Fylkeskommunen. Det å ha det på evige, bruke disse husene som vi har i Flekkefjord på tilsvarende måte, det gir oss mulighet for rekruttering, det gir oss mulighet for fleksibilitet, men samtidig ikke måtte være hjemme,

Jeg tror det er et gode her som vi skal jobbe videre med. Organisasjonen er ganske utålmodig på at vi må ikke bare snakke om fylkeshuset, vi må snakke om, og det er en veldig fin dreining i dialogen og det som skjer på kontoret og det som skjer blant medarbeiderne. Det er jo en villet utvikling. Og krever det av ledere å stå i denne endringen og hjelpe med å realisere visjonen?

Det som fascinerer meg er at det er nesten vanskelig å stemme arbeidssted. Det skaper enormt engasjement, hvis man kan si det sånn. Dette med arbeidsgiver og melding på ressurser, arbeidsform, det er jo det jeg hadde ønsket vi skulle diskutere mer. Vi diskuterer veldig dette med

rettferdighet, likhet rundt dette med arbeidssted. Ikke så mye arbeidstid, den kommer nok senere, for den er ikke vanskeligere. Men vi har laget et ledelsesverktøy som vi bruker i dialogen mellom ledermedarbeider og leder og avdeling, for at Fylkeskommunen er en mangfoldig organisasjon. Vi jobber ikke likt

Det er det prøve å si når vi har sagt at det er 60 prosent teknisk grad i fylkeshuset. Det er godt å være noen som har 80, men det er ganske mange som har 20. Vi er en mix. Det at noen bruker fjernarbeid i større grad enn andre, betyr ikke at det er urettferdig, men det er rett at de har litt andre brukere.

Du har ulike tjenester mye ut på skolene, som er mye ut hos kommunene. De har en annen hverdag, vi kaller det rytme, inne i bygget. Så det er en helt naturlig greie. Det er ikke noe urettferdighet rundt det, men vi er vant til å lede folk som sitter på selgekontoret ved siden av. Vi er vant til å kunne gå bort i gangen og få et svar. Nå er det mer at du må sende dem en timsmelding, eller du må ringe dem, eller del skjerm. Det synes noen er...

Både kollegialt, men også ledermedarbeidet er krevende. Vi har laget en del verktøy som vi trener på. Vi har etablert noen møteplasser mellom lederne, særlig per etasje, så etasjene sammen skal prate om disse tingene. Så bruker vi den tiden vi har fram mot sommeren og fram til innflytting på å trene på og samsnakke om hvordan vi vil ha det i nytt virkeshuset.

Og er liksom dine beste tips til ledere og andre som skal i gang med et sånn type prosjekt? Det er mange som har gjort mye feil. Vi har lært mest av de som har gjort feil, og så har vi blitt superinspirert av noen som har gjort noe riktig.

Vi hadde besøk på gamle byen Oslo, hvor de har gjort et helt fantastisk prosjekt. Jeg var ikke med på første runde, men vi kom hjem igjen og bare: "Vi må endre hele prosjektet vårt." "Har du sett lyset?" "Ja, jeg har sett lyset." Så måtte vi inn og etterpå se lyset vi har, og gjorde en ganske stor øvelse på å snu prosjektet. Ganske radikalt. Skapte masse støy.

Men det å lære av andre ikke gjøre de samme feilene, bli inspirert. Jeg anbefaler å bygge en prototype. Det går til å få masse glede av det. Stå i den støyen og tørre å bli idioterklart. Det er helt greit så lenge man tror på det man gjør. Jeg står så godt i å ha bygd den testarenaen.

Men det gjør litt vondt. Det er jo litt sånn rart å bli utsatt for det. Nei, lære av andre. Bli inspirert av andre. Få litt oppstilling av tegnene deres. Det tror jeg er et godt råd. Og så alle ikke like igjen. Vi skal bygge om et annet solmerke. Skal vi gjøre det på fløy her i Arendal?

Det er godt at det kontoret ser annerledes ut. Det er godt at prosjektkontoret på EWI og Rige ser annerledes ut. Det er ikke sånn one size fits all, men å finne ut hva du virkelig har troen på å spørre ut fra de arbeidsformene. Ikke sånn som du jobber i dag, men sånn som dere må jobbe for å løse samfunnsoppdraget. Det å bruke tid på det er viktig.

Og så hører det ut som om du heller ikke skal undervurdere muligheten for at du kan havne i vi menn med prosjektet ditt. Nei. Jeg tror ikke

Fra vi startet Agne Fylkesmuseet, så er det få kulturbærere som har gitt så mye som å ha det bladet ligge fremme i mellerommet. Det er interessant og fin effekt internt. Tusen takk for at du kom til lederpodden, Kut, og jeg gleder meg til å bli invitert inn i den nye byggen når det er klart i løpet av høsten? Ja, det blir sluttet i august. I kuren av august må du henge på utsendelsen og komme inn. Tusen hjertelig takk.

Neste kull av lederprogrammet, vårt hybride lederutviklingsprogram, det starter 3. september. Påmeldingen, den åpner 1. april, og veldig snart så kan du gå inn på lederprogrammet.no og smugkikke på timeplanen og se om det er høsten som er tida for at du skal bli med oss.

Takk for at du hører på Lederpodden. Hvis du er nysgjerrig på alt som skjer i vårt lederunivers, kom deg inn på lederpodden.no, trykk på den rette knappen, legg igjen din e-post, og du vil få vårt ferske nyhetsbrev hver eneste fredag. Vi høres igjen om en uke. Lederpodden er gitt til deg av Execu.

Dette er en podcast fra Execu. Vi hjelper organisasjonene å utvikle enda bedre ledere og ledergrupper.

12.920 s